TOS Silver 2000

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Text File | 1996-04-11 | 10.0 KB | 211 lines

4. Automatische Buchungen In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre regelmäßigen Buchungen automatisieren können. Nichts ist nämlich lästiger, als Aufgaben erledigen zu müssen, die ein Computer automatisch ausführen kann. Auch hier hilft Ihnen unser Programm Zeit und Mühe zu sparen. Mit dem Programmteil "automatische Buchungen" können Sie durch einfachen Klick mit der Maus regelmäßig wiederkehrende Ausgaben in die Buchungsliste einfügen. Sie rufen diesen Teil des Programms durch Drücken der F4-Taste auf. Damit öffnen Sie das Fenster "automatische Buchungen", in dem alle Buchungssätze eingetragen sind, die Sie regelmäßig mit gleichbleibenden Daten (ausgenommen das Datum natürlich) vornehmen wollen. Die gesamte Handhabung dieses in sich geschlossenen Programmteils erfolgt fast völlig analog zu den Anweisungen, die im 3. Kapitel genannt wurden. 4.1 Eingabe einer "automatischen Buchung" Um einen Datensatz in das Buchungsfenster "automatische Buchungen" einzutragen, müssen Sie bei aktivem Fenster "autom. Buchung" die Tasten Ctrl + N drücken. Es öffnet sich die Eingabedialogbox, die bereits aus Kapitel 3 bekannt ist. Sie geben hier alle Daten ein, wie gewohnt. Für das Buchungsdatum können Sie Tag, Monat und Jahr eingeben, allerdings hat diese Eingabe hier eine besondere Bedeutung! Tag: Unter dem hier eingetragenen Tagesdatum wird dieser Buchungssatz in das normale Buchungsfenster übertragen, wenn Sie die Funktion "automatische Buchung" im Pop-Up-Menü "Buchung" aktivieren. Monat und Jahr Die hier eingetragenen Werte teilen dem Programm mit, bis zu welchem Monat und Jahr diese Buchung ausgeführt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel eine AfA-Buchung eingeben wollen, so besteht das Problem, daß diese Belege nur bis zu einem bestimmten Datum ausgeführt werden dürfen, nämlich bis zum Ende des Abschreibezeitraums. Im darauffolgenden Buchungszeitraum würde Sie das Programm beim Aufrufen der Funktion "automatische Buchungen" warnen und fragen, ob die Buchung ausgeführt werden soll, oder ob der Buchungssatz aus der Liste im Fenster "automatische Buchungen" gelöscht werden soll. Intervall Hier finden Sie Auswahlknöpfe mit denen Sie den Zeitabstand einstellen können in welchem dieser Buchungsbeleg ausgeführt werden soll. Damit das Programm auch wirklich zu den gewünschten Zeiten diese Buchungen tätigt ist eine korrekt eingestellte Systemuhr unbedingt notwendig! Betrachten wir als Beispiel eine Stromrechnung, die alle zwei Monate am 16. des betreffenden Monats abgebucht wird. Die Buchungstermine wären z. B.: 16.1, 16.3, 16.5, 16.7, 16.9 und 16.11. Geben Sie für Tag und Monat den 16.11 ein, und klicken den Knopf "2 Monate" an, rechnet das Programm immer die anderen Buchungstermine zurück. Wenn Sie im Monat Februar die Funktion "automatische Buchungen" betätigen, wird dieser Beleg nicht gebucht, dafür aber im März und so weiter. Wird im Feld "Jahr" eine 37 (für das Jahr 2037) eingetragen, so wird dieser Beleg ohne Zeitbegrenzung ausgeführt. Ein weiteres Problem taucht immer dann auf, wenn Sie regelmäßige Zahlungen automatisieren, die über Ihr Bankkonto laufen, sei es als Dauerauftrag oder als Einzelüberweisung. Wenn Sie am Monatsanfang einmal die automatischen Buchungen ausführen lassen würden alle Ihre Kontenstände nicht stimmen, wenn Sie bereits das real existierende Geldkonto voreingestellt haben. Es empfiehlt sich dringend ein virtuelles Geldkonto wie z. B. KREDITOR. Definieren Sie sich solch ein Konto in der Kontenliste (F9). Führen Sie also die automatische Buchung am Monatsanfang durch, damit sie im Buchungsfenster steht. Wenn die reale Geldbewegung stattfindet und auf dem Kontoauszug dokumentiert wird, genügt es den Beleg im Buchungsfenster mit einem Doppelklick aufzurufen und mit einem weiterem Klick das Geldkonto zu korrigieren (von KREDITOR auf das Konto von dem das Geld abgebucht wurde). 4.1.1 automatische AfA-Buchungen Auch für das Abschreibungsverfahren bei Anschaffungen über 800,- DM netto kann dieser Programmteil sehr nützlich sein. Sie erinnern sich an unser Beispiel, wo wir die korrekte Verbuchung einer Schreibmaschine gezeigt hatten. Die angefallene Mehrwertsteuer wurde sofort auf das Gegenkonto "Mehrwertsteuer solo" verbucht. Die Kosten in Höhe von 1000,- DM sind jedoch auf 5 Jahre verteilt abzuschreiben. Nun kann man im ersten Jahr und in den folgenden je 200,- DM auf das Abschreibungsgegenkonto buchen. Leider muß man sich natürlich rechtzeitig daran erinnern, daß diese Buchung noch nicht getätigt wurde. Bequemer ist es da schon, wenn man solche Buchungen regelmäßig und automatisch jedes Jahr ausführen läßt, und das ist mit FIRST_MILLION eigentlich ganz einfach. Teilen Sie den Nettobetrag durch die Anzahl Jahre und tragen Sie den Betrag in das Feld "Brutto" oder "Netto" ein. Als Datum geben Sie den 31.12 ein. Damit diese Buchung nicht zu oft vorgenommen wird, müssen Sie noch unter "Jahr" das letzte Jahr eintragen, in dem dieser Beleg ausgeführt werden darf. Dann klicken Sie noch den Knopf "Jahr" im Feld "Intervall" an, Wenn Sie dann jeweils im Dezember eines Jahres die automatischen Buchungen ausführen, wird dieser Datensatz mit in die Buchungsliste eingefügt. Das Programm warnt Sie im darauffolgenden Jahr mit einer Dialogbox und fragt Sie, ob diese Buchung vorgenommen werden soll, oder ob der Datensatz aus dem Fenster "automatische Buchungen" gelöscht werden kann. So werden alle Ihre Abschreibungen jedes Jahr automatisch getätigt und Sie müssen sich nicht mehr um das rechtzeitige Entfernen der abgelaufenen Datensätze aus der automatischen Buchung kümmern, da Sie das Programm darauf aufmerksam macht. Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Sie Ihre Geldkonten immer auf dem aktuellen Stand halten wollen. Üblicherweise erfolgt die vollständige Bezahlung des Gerätes auf einmal und nicht auf viele Raten verteilt. Um Ihr Geldkonto zu korrigieren, müssen Sie am Tage der Bezahlung der Schreibmaschine eine Umbuchung des Rechnungsbetrages auf ein extra AfA-Geldkonto vornehmen. Die automatischen, monatlichen AfA-Buchungen werden dann von diesem AfA-Geldkonto abgebucht. Dieses Geldkonto zeigt somit immer den noch vorhandenen Restwert im Anlagevermögen. Fassen wir also zusammen: 1. Den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer umbuchen auf ein AfA-Geldkonto. Das Geld verschwindet somit von Ihrem Girokonto (was ja auch in Wirklichkeit passiert!) oder aus der Bargeldkasse und landet auf einem "virtuellen" Geldkonto! 2. Die Mehrwertsteuer muß nach "Mehrwertsteuer solo" gebucht werden. Die für den Anschaffungsmonat zu berücksichtigende Vorsteuer wird somit bei der Umsatzsteuer berücksichtigt. Als Geldkonto muß das AfA-Geldkonto verwenden werden. 3. Den Nettowert der Anschaffung durch die Anzahl der Abschreibejahre teilen und als "automatische Buchung" eingeben. Geben Sie als Geldkonto das AfA-Geldkonto an. Die lineare Abschreibung kann automatisch vollzogen werden und der Kontostand des Girokonto wird nicht verändert. An dem virtuellen Konto können Sie allerdings jederzeit den Restwert des Anlagevermögen ablesen. Sie können für jeden AfA Posten ein eigenes Gegenkonto definieren. Der Ausdruck dieses Kontenblattes wäre dann eine Seite Ihres Anlageverzeich- nises, das dem Finanzamt mit jeder Einkommensteuererklärung vorgelegt werden muß. In der Textzeile müssen Sie das Anschaffungsdatum aufführen und den Anschaffungspreis. Sie ersparen sich damit erhebliche Schreib- und Rechenarbeit. Ein weiteres Problem taucht dann auf, wenn die Anschaffung nicht im Januar erfolgte. Das Finanzamt sieht nämlich nur halbjährliche Abschreibezeiträume vor. Erfolgt der Kauf in der ersten Hälfte des Jahres, so kann der Abschreibebetrag für ein Jahr angesetzt werden. Wenn erst in der zweiten Jahreshälfte die Anschaffung erfolgte, können Sie für das laufende Rechnungsjahr nur den Betrag für ein halbes Jahr in die Bücher übernehmen. In diesem Fall sollten Sie den Nettobetrag durch die Anzahl der Halbjahre dividieren und den Buchungszeitraum auf halbjährlich stellen. Das Datum der letzten Buchung muß dann der 30.6 des letzten Abschreibungsjahres sein! 4.2 Ausführen der automatischen Buchung Prinzipiell können Sie die Buchungen zu jedem Zeitpunkt übertragen lassen, sinnvoller Weise geschieht dies jedoch am Monatsanfang. Egal an welchem Tag Sie die automatischen Buchungen vornehmen, die Datensätze tragen jedoch immer das voreingestellte Tagesdatum. Um diese Funktion ausführen zu können, müssen Sie im Buchungsfenster das Pop-Up-Menü "Buchung" öffnen und den Eintrag "autom. Buchung" anklicken. Anschließend öffnet sich die abgebildete Dialogbox und Sie können anwählen, für welchen Monat die automatischen Buchungen getätigt werden sollen. Das Programm stellt hier den aktuellen Monat als Default ein! Mit einem Mausklick können Sie das leicht ändern. Achtung: Wenn Sie im Januar noch für Dezember oder einen anderen Monat des Vorjahres buchen wollen, müssen Sie den Button "letztes Jahr" anwählen. Dies ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie das vergangene Jahr noch nicht mit "Jahresabschluß" abgespeichert haben. 4.3 Editieren der Einträge im Buchungsfenster "Automatik" Da sich die Ausgaben für Miete, Strom usw. leider irgendwann einmal zu Ihren Ungunsten verändern, müssen Sie den betreffenden Eintrag aufrufen und editieren können. Dieser Vorgang läuft identisch zum normalen Buchungsfenster. Auch hier öffnen Sie den Buchungssatz mit einem Doppel - klick auf den Eintrag im Buchungsfenster "automatische Buchungen". Die Dialogbox enthält alle Einträge, die Sie jetzt aktuallisieren können. Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, verlassen Sie die Box durch einen Klick auf den OK-Button. Wollen Sie keine Änderung vornehmen, so wählen Sie "Abbruch" um die Box zu verlassen. 4.4 Filter, Suchen und Drucken Da sich in diesem Fenster wohl kaum eine größere Zahl von Buchungssätzen befinden wird, können hier die aus dem Kapitel 3 bekannten Filter- und Suchfunktionen nicht angewendet werden. Auch ein Ausdruck dieser Datensätze ist nicht möglich.